Để đảm bảo thuê văn phòng làm việc mới phù hợp với mục đích sử dụng, tiết kiệm tối đa ngân sách cho doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần tránh mắc phải 10 lỗi sau khi thuê văn phòng làm việc.
Không đặt ra tiêu chí khi thuê văn phòng
Việc lập ra những tiêu chí cụ thể trước khi thuê văn phòng rất quan trọng để giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng trở nên dễ dàng, nhanh chóng cũng như tránh được các vấn đề phát sinh không mong muốn trong quá trình sử dụng sau này.
Trước khi tìm kiếm địa chỉ thuê văn phòng làm việc, gia chủ cần đưa ra những tiêu chí và sắp xếp những tiêu chí đó theo thứ tự ưu tiên đồng thời dự trù kinh phí phù hợp với khả năng chi trả của mình.
Không đặt ra tiêu chí khi thuê văn phòng
Đưa ra những yêu cầu vượt quá ngân sách và khả năng chi trả
Đây là lỗi rất hay mắc phải ở các doanh nghiệp mới thành lập, do chưa có kinh nghiệm đi thuê văn phòng. Họ cho rằng tiền thuê mặt bằng có hơn 1 tí so với dự trù kinh phí cũng không sao. Tuy nhiên, đây là một quan điểm sau lầm dẫn đến doanh nghiệp phải chịu thêm gánh nặng chi phí. Kinh nghiệm của Mộc Gia Land là bạn không nên thuê văn phòng vượt quá ngân sách phải chia trả. Ví dụ, nếu bạn có ngân sách văn phòng rơi khoảng tầm 15 USD/m2/tháng thì chỉ nên lựa chọn văn phòng có tầm giá dao động từ 12 USD/m2/tháng đến không quá 15 USD/m2/tháng.
Không dự trù tình huống doanh nghiệp gia tăng thêm nhân sự
Khi chuyển văn phòng bạn không tính đến phương án doanh nghiệp còn phải mở rộng quy mô kinh doanh, gia tăng nhân sự dẫn đến việc bạn sẽ phải chịu thêm khoản phí khác như mua sắm bàn ghế, nội thất, trang trí văn phòng, v.v. Doanh nghiệp hãy tính toán cẩn thận về quy mô tăng nhân sự trong khoảng 3 đến 5 năm tới. Tránh trường hợp phải chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do không đủ chỗ làm việc cho nhân viên.
Không dự trù tình huống doanh nghiệp gia tăng thêm nhân sự
Cho rằng tiền thuê văn phòng chỉ là một loại chi phí
Trên thực tế tiền thuê văn phòng không chỉ là loại chi phí mà còn là khoản đầu tư cho các giá trị khác của doanh nghiệp. Ví dụ như hình ảnh và thương hiệu, thu hút nhân lực, tạo môi trường làm việc năng suất hơn.
Không quan tâm đến nhu cầu sử dụng của nhân viên
Tâm lý thoải mái của nhân viên khi làm việc là rất quan trọng giúp nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp lại bỏ qua yếu tố này khi thuê văn phòng làm việc. Kinh nghiệm khi chọn thuê văn phòng làm việc, chủ doanh nghiệp nên quan tâm đến các tiêu chí như: thời gian di chuyển từ nhà đến chỗ làm của nhân viên có lâu không? Quãng đường có xa không? văn phòng có đầy đủ số lượng chỗ ngồi? có nhiều tiếng ồn? thiết kế văn phòng có hợp lý không?
Khu vực xung quanh văn phòng có đầy đủ các tiện ích phục vụ nhu cầu cơ bản của nhân viên như các nhà hàng, quán ăn trưa hay không? Cũng như dịch vụ và giá cả như thế nào?
Qua loa khi đánh giá tòa nhà văn phòng
Sự qua loa khi đánh giá tòa nhà văn phòng là nguyên nhân khiến doanh nghiệp phải đối diện với rất nhiều những vấn đề phát sinh. Nhiều người chỉ xem qua diện tích thuê, không gian văn phòng mà đã vội đưa ra quyết định. Rồi chuyển ngay sang giai đoạn đàm phán, ký Hợp đồng. Việc này có thể giúp tiết kiệm thời gian nhưng rủi ro tiềm ẩn cũng không nhỏ.
Qua loa khi đánh giá tòa nhà văn phòng
Vội vàng đặt bút ký vào hợp đồng
Hãy dành thời gian thảo luận thật kĩ, trao đổi thật kĩ những điều khoản có trong hợp đồng thuê văn phòng làm việc. Chú ý đến các khoản chi phí phát sinh doanh nghiệp phải trả, hay các khoản phí khách hàng phải trả.
Không đo đạc lại diện tích mặt bằng
Không đo đạc lại diện tích mặt bằng dẫn đến sự chênh lệch về chi phí thuê mặt bằng. Có thể so với khoảng thời gian ngắn, khoản tiền đó không là bao nhưng xét về lâu dài đó có thể là một con số lớn đấy.
Không có nhiều thời gian tìm kiếm văn phòng mới
Thông thường, thời gian đủ để các doanh nghiệp có thể xem xét đầy đủ các yếu tố trước khi đặt bút kí vào bản hợp đồng thuê văn phòng là 4 đến 6 tháng. Nếu thời gian tìm kiếm văn phòng quá ngắn, bạn có thể gặp rất nhiều rủi ro liên quan đến vấn đề tiền bạc, chi phí thiết kế…
Không hợp tác với những đơn vị thiết kế thi công nội thất
Hiện nay, nhiều công ty thiết kế có hỗ trợ thêm dịch vụ bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư miễn phí, có thể giúp bạn rất nhiều trong việc đưa ra quyết định thuê hay không thuê một văn phòng nào đó. Hãy sớm liên hệ với những đơn vị này để nhanh chóng hoàn thiện văn phòng làm việc để doanh nghiệp đi vào hoạt động.
