Việt Nam chính là quốc gia nhận được sự thu hút vốn đầu tư nước ngoài rất lớn. Những tập đoàn đa quốc gia, xuyên quốc gia ngày càng xuất hiện nhiều hơn. Đồng nghĩa rằng số lượng nhu cầu mở văn phòng đại diện tăng lên rõ rệt. Nếu như bạn cũng đang có nhu cầu cần mở văn phòng dạng đại diện và muốn tìm hiểu rõ hơn. Xin mời hãy dành ra vài phút theo dõi bài viết sau để rõ hơn vấn đề này nhé.
Điều kiện mở văn phòng đại diện công ty
Nhìn chung điều kiện mở văn phòng đại diện cho công ty ở Việt Nam khá đơn giản. Nếu xét so với nước ngoài thì thủ tục khá dễ dàng hơn. Muốn đăng ký văn phòng đại diện điều quan trọng đầu tiên bạn cần thỏa mãn các điều kiện quan trọng như sau:
– Văn phòng có chức năng đại diện dựa theo ủy quyền công ty nhưng không có chức năng kinh doanh.
– Tên của văn phòng đại diện cần được đặt đúng theo quy định pháp luật và không được đặt trùng gây sự nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã được đăng ký. Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, tên đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị, xã hội và nghề nghiệp. Ngoài ra tên văn phòng đại diện cần mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Khi làm biển hiệu để mở văn phòng đại diện cần được in hoa hoặc viết khổ chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt công ty mẹ. Và lưu ý quy định này cũng cần phải được áp dụng với những giấy tờ giao dịch, ấn phẩm, hồ sơ tài liệu do văn phòng đại diện phát hành.
– Việc ký kết hợp đồng văn phòng đại diện cũng cần theo ủy quyền doanh nghiệp và được đóng dấu doanh nghiệp ấy. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình để ký kết hợp đồng riêng.
– Văn phòng đại diện cần có trụ sở cũng như trụ sở cần tuân theo quy định pháp luật nhà nước.
Cần đáp ứng điều kiện để mở văn phòng đại diện
Một số thông tin khác cần nắm khi mở văn phòng đại diện
1. Về hoạt động chính của văn phòng đại diện
Với một văn phòng đại diện thì các hoạt động chính sẽ bao gồm:
– Không được thực hiện các hoạt động với vai trò sinh lời trực tiếp ở Việt Nam mà cần xúc tiến thương mại theo các quy định có trong luật.
– Không được sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao kết trừ các trường hợp đặc biệt với giấy ủy quyền hợp pháp.
– Giao kết hợp đồng trong những trường hợp như thuê, mua vật dụng, thuê trụ sở hay tuyển dụng…
Cần lưu ý thủ tục liên quan đến thuế của văn phòng đại diện
2. Thủ tục liên quan đến thế
Khi mở văn phòng đại diện chúng ta cũng cần lưu ý những thủ tục liên quan đến thuế như là:
– Đối với thuế thu nhập cá nhân dành cho nhân sự làm việc ở văn phòng đại diện. Dựa theo Điều số 24 thông tư 111/2013/TT-BTC thì văn phòng đại diện sẽ có trách nhiệm về việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của những nhân viên làm việc tại văn phòng.
– Đối với thuế môn bài thì trường hợp văn phòng đại diện có chức năng tiếp thị, đại diện, không có chức năng sản xuất hay kinh doanh sẽ không đóng thuế này.
– Đối với việc phát hành và sử dụng hóa đơn nếu không có thu nhập từ việc bán hàng hay cung cấp dịch vụ. Do vậy không cần phải phát hành hoặc là sử dụng hóa đơn.
– Đối với việc nộp hồ sơ khai thuế nếu như những sắc thuế phát sinh hay văn phòng đại diện thì cần có trách nhiệm nộp hóa đơn.
3. Về việc thay đổi văn phòng đại diện
Nếu như có bất cứ sự thay đổi nào liên quan đến nội dung được ghi ở đăng ký kinh doanh. Hay những nội dung hoạt động của văn phòng đại diện đòi hỏi văn phòng cần làm thủ tục nhằm thay đổi đúng theo những gì được quy định trong luật.
Cần báo cáo hoạt động cho văn phòng đại diện
4. Treo biển văn phòng đại diện
Khi mở văn phòng đại diện cần phải treo biển ở văn phòng đại diện đó. Biển hiệu cũng cần phải có đầy đủ các thông tin bao gồm: Tên văn phòng, địa chỉ của trụ sở và cơ quan chủ quả, số điện thoại…
5. Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện
Mỗi năm thì văn phòng đại diện cần lưu ý gửi công văn báo cáo hoạt động đến sở Công thương trước ngày 30/01 hàng năm. Ngoài ra văn phòng đại diện cần có trách nhiệm giải trình nếu có cơ quan chức năng có thẩm quyền yêu cầu.
6. Người đứng đầu văn phòng đại diện
Đây chính là người có trách nhiệm hoạt động văn phòng ở phạm vi được ủy quyền. Người này có thể mang quốc tịch nước ngoài hoặc cũng có thể là người Việt Nam.
Nội dung phân tích của bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về những thông tin cần biết khi mở văn phòng đại diện. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết của Mộc Gia Land nhé.
