Trước khi quyết định đặt bút ký vào hợp đồng thuê văn phòng mới, doanh nghiệp cần phải tính toán kỹ lưỡng. Để giúp bạn có thể tìm được một văn phòng ưng ý. Mộc Gia Land sẽ giúp bạn liệt kê ra những việc cần làm khi thuê một văn phòng mới.
Giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng
Xác định những yêu cầu cần làm khi thuê văn phòng
Việc này sẽ xác định dựa trên yêu cầu về mục đích sử dụng, ngân sách để thuê văn phòng. Kế hoạch kinh doanh văn phòng hiện tại và trong tương lai của công ty. Những tiêu chí các doanh nghiệp thường đặt ra khi thuê văn phòng làm việc mới đó chính là:
Yêu cầu cơ bản bao gồm địa điểm, diện tích văn phòng, ngân sách thuê có thể chi trả, thời gian thuê dự kiến.
Xác định những yêu cầu cần làm khi thuê văn phòng
Ngoài ra, khi thuê văn phòng làm việc, doanh nghiệp cũng phải tính đến những yếu tố khác. Như kết nối giao thông thuận tiện, hướng văn phòng đẹp… Bên cạnh đó bạn cũng cần đảm bảo văn phòng của mình sẽ có đầy đủ các tiện ích dành cho nhân viên và cả khách hàng khi tới tham quan văn phòng của bạn. Như: chỗ đỗ xe, hệ thống điều hòa, thang máy. Các dịch vụ an toàn trong tòa nhà…
Lập danh sách những công việc cần thực hiện
Để tránh rơi vào tình trạng bối rối không biết nên bắt đầu từ đâu. Tốt nhất bạn cần lập danh sách các công việc cần thực hiện khi thuê văn phòng và chi phí dự kiến: chi phí thiết kế, mua đồ nội thất. Chi phí đăng ký các giấy tờ, làm hồ sơ, các thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh. Chi phí vận chuyển, di dời văn phòng hiện tại đến văn phòng mới.
Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng
Thông thường, các doanh nghiệp khi thuê văn phòng lần đầu thường tìm đến các công ty cung cấp dịch vụ thuê văn phòng. Để được các chuyên gia có kinh nghiệm tư vấn hỗ trợ. Sự trợ giúp của những đơn vị này sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian và công sức để tìm được một văn phòng phù hợp.
Mộc Gia Land – đơn vị cung cấp dịch vụ thuê văn phòng tại Tp Hồ Chí Minh
Tìm đối tác thiết kế và thi công nội thất
Khi chuyển đến văn phòng mới, doanh nghiệp thường phải thiết kế. Thi công lại nội thất văn phòng sao cho phù hợp mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bạn không có kiến thức về thiết kế nội thất, sẽ rất khó cho bạn để thiết kế được văn phòng làm việc cho công ty. Thậm chí sẽ khiến bạn tiêu tốn nhiều chi phí thiết kế hơn. Những công ty chuyên về thiết kế nội thất sẽ giúp bạn hình dung được nội thất văn phòng công ty. Những chi phí cần để làm nội thất, thời gian hoàn thành nội thất cho văn phòng mới.
Mộc Gia Land – đơn vị thiết kế thi công nội thất
Giai đoạn tiến hành thuê văn phòng làm việc
Sau khi hoàn tất xong tất cả các bước chuẩn bị, đã đến lúc bạn bắt tay vào thực hiện các công việc:
Bạn tìm kiếm, lập danh sách những tòa nhà văn phòng phù hợp với tiêu chí đã vạch ra sẵn ban đầu: vị trí địa lý, tiện ích xung quanh, dịch vụ của tòa nhà…
Bạn liên hệ và làm việc trực tiếp với chủ đầu tư để lấy thông tin, phân tích, so sánh để có thể lựa chọn được văn phòng phù hợp với yêu cầu.
Tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư, công ty thiết kế nội thất.
Giám sát quá trình thi công nội thất cho văn phòng công ty. Đảm bảo thực hiện đúng tiến độ và các yêu cầu đã được nêu ra trong hợp đồng.
Hoàn tất các thủ tục đăng ký kinh doanh
Trên đây là toàn bộ những công việc mà bạn cần làm khi tìm kiếm thuê văn phòng công ty. Bên cạnh những thông tin trên, bạn có thể tham khảo các văn phòng cho thuê tại Tp Hồ Chí Minh của Mộc Gia Land để tìm cho mình vị trí lý tưởng nhất đặt văn phòng làm việc.
