Bên cạnh khoản chi phí cố định khi thuê văn phòng thì phí ngoài giờ. Cũng là một trong những hạng mục doanh nghiệp cần phải lưu ý đến khi đàm phán hợp đồng thuê văn phòng. Đặc biệt với những doanh nghiệp có xu hướng làm ngoài giờ lớn. Thì đây càng là chi phí quan trọng có ảnh hưởng lớn đến tổng chi phí cần chi trả cho không gian làm việc. Vậy chi phí ngoài giờ thuê văn phòng là gì? Quý doanh nghiệp hãy tham khảo thông tin trong bài viết dưới đây.
Phí thuê văn phòng ngoài giờ là gì?
Phí thuê văn phòng ngoài giờ được hiểu là phụ phí khi khách thuê văn phòng làm việc quá thời gian quy định trên hợp đồng. Thông thường các tòa nhà thuê văn phòng có thời gian làm việc cố định. Thông thường từ 7:00 đến 18:00 giờ từ thứ hai đến thứ sáu; và từ 07:00 đến 13:00 thứ bảy.
Phí thuê văn phòng ngoài giờ được hiểu là phụ phí khi khách thuê văn phòng làm việc quá thời gian quy định trên hợp đồng
Thời gian làm việc của tòa nhà có thể thay đổi theo quy định của từng tòa. Nhưng sẽ được ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng. Tất cả thời gian làm việc ngoài thời gian quy định trong hợp đồng đều được hiểu là thời gian ngoài giờ. Và khách thuê phải trả thêm chi phí, gọi là phí làm ngoài giờ.
Phí ngoài giờ thường là để trả cho những phần chi phí phát sinh của tòa nhà. Như tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương cho nhân viên vận hành và tiền điều hòa trung tâm.
Hướng dẫn cách tính chi phí ngoài giờ của tòa văn phòng cho thuê
Tính theo văn phòng
Đây là cách tính chi phí ngoài giờ khá phổ biến và được nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng áp dụng. Theo cách tính này, phí làm ngoài giờ sẽ quy định sẵn trên một văn phòng trong một giờ sử dụng. Ví dụ trong hợp đồng sẽ quy định sẵn như ở hạng mục phí làm thêm giờ: 300.000VND/văn phòng/giờ.
Bên cạnh chi phí cố định khi thuê văn phòng thì phí ngoài giờ cũng là một trong những hạng mục doanh nghiệp cần phải lưu ý
Tính theo diện tích thuê
Theo cách tính này thì đơn vị cho thuê văn phòng sẽ quy định sẵn phí làm ngoài giờ trên một m2/ giờ. Nghĩa là diện tích thuê văn phòng bao nhiêu m2 sẽ tính thêm phí bấy nhiêu. Chi phí làm thêm sẽ bằng phí/m2/h nhân với tổng diện tích thuê. Ví dụ với phí ngoài giờ 0,02$/m2/h, diện tích thuê 300m2 thì chi phí làm thêm sẽ bằng $0,02 x diện tích thuê x số giờ làm việc.
Cách tính dựa trên thiết bị
Một số đơn vị cho thuê văn phòng làm việc lại tính phí làm thêm ngoài giờ dựa trên thiết bị sử dụng và thông thường là họng điều hòa hay gọi là tổ máy(FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích. Các tòa sẽ quy định rõ số tiền/họng điều hòa/h sử dụng. Ví dụ: 10$/FCU/h.
Theo cách tính này thì các doanh nghiệp ít khi làm thêm ngoài giờ sẽ được miễn phí. Và chỉ tính phí với những doanh nghiệp thường xuyên làm thêm ngoài giờ.
Một số lưu ý về chi phí ngoài giờ thuê văn phòng
Bạn hãy làm rõ mức phí này với chủ đầu tư ngay khi làm hợp đồng. Nếu có thể hãy deal xuống một mức giá thấp hơn nếu công ty bạn thường xuyên phải làm thêm giờ. Vì vậy, chi phí này cần được quy định và ghi lại rõ ràng trong hợp đồng. Để tránh những khoản phát sinh khác mà tòa nhà yêu cầu bạn chi trả nhưng lại không hợp lý.
Bên cạnh đó, không phải tất cả các tòa nhà đều tính phí ngoài giờ. Nếu công ty bạn ít phải làm thêm giờ. Một số tòa nhà văn phòng cho thuê có thể miễn cho bạn mức phí phát sinh này. Có thể họ đã tính toán kỹ lưỡng trong giá cho thuê văn phòng. Đã bao gồm phí ngoài giờ phát sinh.
Để tránh việc bất ngờ khi có phí ngoài giờ phát sinh. Hãy tìm hiểu thật kỹ về các loại chi phí văn phòng trước khi thuê.
