Thanh toán chi phí thuê văn phòng như thế nào hợp lý nhất? Nên thanh toán chi phí thuê văn phòng bao nhiêu tháng/ lần? Làm thế nào để hạch toán tiền thuế nộp thay cho chủ thuê? Bài viết này sẽ mang đến cho bạn những thông tin thật sự hữu ích để có thể giải quyết vấn đề này một cách thấu đáo nhất.
Cách thanh toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp
Trường hợp thanh toán trước chi phí
Xét trường hợp nếu như doanh nghiệp đã thanh toán trước phí thuê văn phòng . Trường hợp này cần dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê để xác định. Kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 331, Có 111; 112.
Tham khảo thêm: Top 6 lưu ý cần nhớ khi tìm thuê văn phòng giá rẻ tốt nhất
Trường hợp thanh toán chi phí theo hàng tháng
Xét trường hợp doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng. Hoặc hàng tháng doanh nghiệp nhận được hóa đơn yêu cầu chi trả tiền thuê văn phòng, kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642.
Trường hợp thuê văn phòng chi phí trả sau
Xét trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau. Trong trường hợp này chi phí thuê văn phòng được hạch toán như sau:
- Hạch toán theo từng tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642 ( Có thể căn cứ vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ cho những bộ phần nào các kế toán có thể đưa vào chi phí đó)
- Khi thanh toán hoặc khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn: Nợ TK 335. Có TK 111, 112 ( nếu là khi thanh toán). Hoặc có tài khoản 331 ( nếu khi nhận được hóa đơn).
Cách thanh toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp
Hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào để đảm bảo tính hợp lệ?
Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lệ đòi hỏi bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần phải tuân thủ và làm theo hướng dẫn chính xác. Một doanh nghiệp chỉ có thể được ghi nhận khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lệ khi tập hợp đầy đủ những thông tin, giấy tờ sau đây:
- Các loại hóa đơn chứng từ thanh toán, hợp đồng cho thuê văn phòng
- Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán
Chi phí thuê văn phòng có nằm trong chi phí quản lý kinh doanh?
Chi phí quản lý kinh doanh gồm 2 loại chi phí cụ thể. Đó là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng là loại chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa. Loại chi phí này bao gồm các khoản như: chi phí chào hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm,…
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những loại chi phí quản lý chung phục vụ cho sự vận hành của doanh nghiệp. Khoản chi phí này sẽ được dùng để chi trả cho các loại tiền như: lương trả cho công nhân viên chức, các loại bảo hiểm.
Đối với những doanh nghiệp có hợp đồng thuê đất đai, văn phòng, cơ sở hạ tầng của tư nhân sẽ phải trả khoản chi phí thuê văn phòng. Khoản chi này nằm trong chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, được ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt.
Đối với những doanh nghiệp có hợp đồng thuê đất đai, văn phòng, cơ sở hạ tầng của tư nhân sẽ phải trả khoản chi phí thuê văn phòng
Đối với các khoản tiền chi cho việc bán hàng, hoặc các loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Ở đây là chi phí thuê văn phòng không được trì theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Song vẫn phải có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng thuê mướn văn phòng đã có và được hạch toán đúng theo Chế độ kế toán.
