Nếu có ý định thuê văn phòng dài hạn. Chủ doanh nghiệp nhất định phải lưu ý một số vấn đề dưới đây. Tránh gặp phải những rắc rối phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng. Dưới đây, Mộc Gia Land xin chia sẻ một vài điều cần nhớ để hạn chế những sai lầm đáng tiếc có thể xảy ra và việc thuê văn phòng hiệu quả hơn.
Đừng chỉ quan tâm tới giá thuê văn phòng
Nếu có ý định thuê địa điểm văn phòng dài hạn thì nhất định bạn đừng chỉ chăm chăm quan tâm tới giá thuê. Bạn có biết rằng, thực tế giá thuê chỉ là một phần chi phí trong tổng chi phí. Mà quý khách hàng phải chi trả để vận hành một không gian làm việc. Vì vậy dừng lựa chọn tòa nhà dựa trên việc so sánh đơn giá.
Đừng chỉ quan tâm tới giá thuê văn phòng
Thay vào đó, chủ doanh nghiệp hãy tổng hợp đủ những loại chi phí dưới đây: giá thuê, phí dịch vụ, tiền điện điều hòa, tiều điện tiêu thụ văn phòng, phí gửi đỗ xe ô tô, xe máy, chi phí làm ngoài giờ, thuế VAT. Nếu chỉ thuê văn phòng ngắn hạn thì những chi phí phát sinh này không đáng kể. Nhưng nếu thuê văn phòng dài hạn thì đây có thể là những con số bạn cần phải lưu tâm đến.
Đừng vội đặt cọc giữ chỗ nếu như bạn chưa đàm phán hợp đồng
Thực tế, vẫn có những đơn vị cho thuê văn phòng làm việc kém uy tín. Không quy định mọi vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng cần phải trả trong thư mời thuê. Bởi vậy khách thuê dễ bị nhầm lẫn và tính toán sai tổng chi phí.
Tốt nhất, bạn hãy yêu cầu bên cho thuê soạn thảo hợp đồng và hai bên ngồi lại với nhau. Để đàm phán mọi vấn đề chi phí cũng như điều khoản xong rồi mới tiến hành đặt cọc. Bởi lẽ nếu đã đặt cọc giữ chỗ rồi mà chưa đàm phán. Thì các khách thuê dễ bị rơi vào vị thế yếu hơn trong cuộc đàm phán và thương lượng hợp đồng sau này.
Nắm rõ ưu nhược điểm của địa điểm thuê văn phòng
Chủ doanh nghiệp cần phải nắm rõ ưu nhược điểm của địa điểm thuê văn phòng trong trường hợp có ý định thuê văn phòng dài hạn. Để có được những thông tin cần thiết này thì đương nhiên sự hỗ trợ của những đơn vị môi giới thuê văn phòng là vô cùng quan trọng. Quý doanh nghiệp có thể nhờ bên tư vấn để tổng hợp những thông tin về tòa nhà. Đánh giá và đưa ra những điểm cộng và điểm trừ để dễ dàng đàm phán. Và dựa vào những điểm hạn chế để đàm phán với chủ tòa nhà những điều khoản có lợi nhất cho doanh nghiệp.
Nắm rõ ưu nhược điểm của địa điểm thuê văn phòng
Tính toán chính xác phần diện tích sử dụng văn phòng cho thuê
Hầu hết các tòa nhà văn phòng cho thuê đều được phân chia theo diện tích mẫu. Tuy nhiên, dựa vào diện tích sử dụng của công ty, bạn có thể thương lượng với chủ văn phòng để được chia nhỏ hoặc mở rộng phần diện tích thuê. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến chi phí phải trả cho phần diện tích thuê. Với chi phí thuê được tính theo đơn vị $/m2.
Việc ký hợp đồng thuê văn phòng một sàn hoặc diện tích sàn lớn. Khiến bạn phải trả phí cho những phần diện tích công cộng như hành lang hay thang máy. Khi gặp trường hợp trên, bạn có thể chọn thuê phần diện tích nhỏ hơn tuy nhiên không gian được bố trí hợp lý và có giá trị sử dụng cao hơn.
Tính toán thời hạn thuê văn phòng
Các tòa cao ốc văn phòng hiện nay chỉ ký hợp đồng với các doanh nghiệp có thời hạn thuê từ 2 năm trở lên. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn có nhu cầu ổn định trụ sở kinh doanh thường có xu hướng ký hợp đồng thuê văn phòng từ 3 năm trở đi. Để nhận được những ưu thế lâu dài về giá thuê. Ngược lại, những doanh nghiệp mới thành lập chỉ nên thuê trong thời gian tối thiểu. Bằng cách này, một khi doanh nghiệp giải thể hoặc tạm dừng hoạt động. Có thể tránh được khoản phí thuê cho một văn phòng không còn sử dụng.
