Với hoạt động của một doanh nghiệp, chuyển địa điểm văn phòng là việc trọng đại, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, cần được chủ doanh nghiệp tính toán và lên quy trình cụ thể. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về quy trình thuê văn phòng mới và những việc bạn cần làm sau khi thuê văn phòng.
Giai đoạn chuẩn bị
Xác định mục đích sử dụng và yêu cầu với thuê văn phòng mới
Việc xác định mục đích sử dụng và đặt ra những yêu cầu đối với văn phòng làm việc mới sẽ dựa vào kế hoạch kinh doanh văn phòng hiện tại và trong tương lai của công ty.
Thông thường, khi thuê văn phòng mới cho công ty thường sẽ bao gồm các tiêu chí sau: địa điểm, diện tích văn phòng, ngân sách thuê có thể chi trả, thời gian thuê dự kiến; Công ty sẽ kinh doanh thuận lợi hơn nếu bạn đảm bảo được các yếu tố về phong thủy như kết nối giao thông thuận tiện, hướng văn phòng đẹp… Bên cạnh đó bạn cũng cần đảm bảo văn phòng của mình sẽ có đầy đủ các tiện ích dành cho nhân viên và cả khách hàng khi tới tham quan văn phòng của bạn.
Quy trình thuê văn phòng
Lập danh sách các công việc cần làm và chi phí dự kiến
Khi thuê văn phòng mới bạn cần phải tính toán đến những chi phí như là chi phí mua đồ nội thất, chi phí đăng ký các giấy tờ, làm hồ sơ, các thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh, chi phí vận chuyển, di dời văn phòng đến văn phòng mới. Khi thuê mới văn phòng cho công ty, bạn cần làm rất nhiều việc do đó mà bạn cần phải lập sẵn danh sách các công việc cần thực hiện khi thuê văn phòng.
Lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng mới
Bạn nên tìm đến những công ty cung cấp dịch vụ thuê văn phòng để được các chuyên gia hỗ trợ tư vấn cho bạn tìm kiếm một văn phòng ưng ý thay vì tự mình tìm kiếm. Việc này sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian và công sức để tìm được một văn phòng phù hợp.
Tìm kiếm đối tác thiết kế và thi công
Nếu bạn không có kiến thức về thiết kế nội thất, sẽ rất khó cho bạn để thiết kế được văn phòng làm việc cho công ty, thậm chí sẽ khiến bạn tiêu tốn nhiều chi phí thiết kế hơn. Những công ty chuyên về thiết kế nội thất sẽ giúp bạn hình dung được nội thất văn phòng công ty, những chi phí cần để làm nội thất, thời gian hoàn thành nội thất cho văn phòng mới.
Giai đoạn tiến hành
Sau khi đã hoàn thành xong các công việc chuẩn bị thuê văn phòng mới, tiếp theo bạn sẽ tiến hành thực hiện những gì mình đã chuẩn bị.
Lên danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp với tiêu chí đã vạch ra sẵn ban đầu: vị trí địa lý, tiện ích xung quanh, dịch vụ của tòa nhà…
Liên hệ và làm việc trực tiếp với chủ đầu tư để lấy thông tin, phân tích, so sánh để có thể lựa chọn được văn phòng phù hợp với yêu cầu.
Đàm phán hợp đồng với chủ đầu tư và tiến hành ký kết hợp đồng với nhà đầu tư và công ty thiết kế nội thất.
Giám sát quá trình thi công nội thất cho văn phòng công ty, đảm bảo thực hiện đúng tiến độ và các yêu cầu đã được nêu ra trong hợp đồng.
Những việc bạn cần làm sau khi thuê văn phòng làm việc mới
Sau khi thuê văn phòng làm việc mới bạn tiến hành bố trí nội thất hoặc cải tạo lại một số hợp mục sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh của minh. Lưu ý điều này sẽ phụ thuộc vào các điều khoản trong hợp đồng. Bạn nên căn cứ vào hợp đồng để tránh trường hợp bị phạt do vi phạm hợp đồng.
Sau khi thuê văn phòng làm việc mới bạn tiến hành bố trí nội thất hoặc cải tạo lại một số hợp mục sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh
Sau khi hoàn tất xong tất cả những bước trang trí, thiết kế nội thất, bạn dọn đồ đạc từ văn phòng cũ sang và tiến hành làm thủ tục đăng ký kinh doanh.
Trên đây là toàn bộ những công việc bạn cần làm trước, trong và sau khi thuê văn phòng mới. . Bên cạnh những thông tin trên, bạn có thể tham khảo các văn phòng cho thuê của Moc Gia Building để tìm cho mình vị trí bạn đặt ra.
