Quý doanh nghiệp đang thắc mắc khi muốn thành lập văn phòng đại diện sẽ cần phải hoàn thành những thủ tục đăng ký gì? Bài viết dưới đây Mộc Gia Land sẽ cung cấp thêm thông tin về thủ tục đăng ký văn phòng đại diện khi thuê văn phòng, doanh nghiệp có thể tham khảo.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp
Văn phòng đại diện chỉ được thành lập khi và chỉ khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
Chức năng của văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng phục vụ hoạt động của văn phòng. Trưởng văn phòng đại diện không được ký bất cứ hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh nào.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế, nhưng khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ.
Chức năng của văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do vậy văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
Ngoài ra, doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện là mong muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở.
Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc
Thành lập văn phòng đại diện cần chuẩn bị những hồ sơ gì?
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần có đầy đủ những giấy tờ như sau:
- Thông báo lập văn phòng đại diện
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên)
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty
- 01 bản công chứng chứng minh nhân dân/ căn cước công dân/ hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.
Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở đâu?
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại phòng đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Doanh nghiệp nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế có nêu Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.
Văn phòng đại diện có thể thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện hoặc chuyển để công ty mẹ đóng bảo hiểm đều được.
