Phí thuê văn phòng ngoài giờ là một trong những chi phí phát sinh, không cố định hàng tháng doanh nghiệp cần phải trả khi thuê văn phòng làm việc. Để hiểu rõ hơn về loại phí này, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của chúng tôi.
Phí thuê văn phòng ngoài giờ là gì?
Hiểu như thế nào về phí thuê văn phòng ngoài giờ? Đây chính là loại phụ phí phát sinh khi doanh nghiệp của bạn hoạt động ngoài khung giờ theo quy định của tòa nhà đã được quy định rõ ràng trong hợp đồng ký kết giữa hai bên. Phí thuê văn phòng ngoài giờ ở các tòa nhà khác nhau là khác nhau.
Các tòa nhà văn phòng hiện nay đa số có khung giờ làm việc từ 7h đến 18h hoặc từ 7h đến 19h. Nếu như công ty bạn vẫn tiếp tục làm việc ngoài khung giờ cố định như trên thì phải đóng thêm một khoản chi phí nữa đó chính là phí thuê văn phòng ngoài giờ làm việc. Chi phí này sẽ được ban quản lý tòa nhà chi trả cho nhân công và phí vận hành của tòa nhà như: thang máy, điện hành lang, điều hòa hệ thống, nhân viên bảo vệ, trông xe (nhân viên vận hành nói chung) hay tiền nước…
Phí thuê văn phòng ngoài giờ là loại phụ phí phát sinh khi doanh nghiệp của bạn hoạt động ngoài khung giờ theo quy định của tòa nhà
Thông thường thì phí thuê văn phòng ngoài giờ sẽ bị tính cao hơn so với trong giờ theo như quy định. Chính vì vậy, để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, các công ty, doanh nghiệp nên khuyến nghị nhân viên của mình có thể xử lý hết những công việc trong ngày như đi và về đúng giờ. Một phần để giảm chi phí trả lương ngoài giờ, một mặt khác cũng để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng phát sinh. Trừ trường hợp khối lượng công việc quá lớn hay deadline đã đến gần, các công ty mới khuyến khích nhân viên tăng ca.
Cách tính phí thuê văn phòng ngoài giờ
Để tính phí thuê văn phòng ngoài giờ tùy từng đơn vị quản lý tòa nhà sẽ có cách tính phí thuê văn phòng khác nhau. Tuy nhiên, đa số các tòa nhà đều tính loại phí phát sinh này theo 3 cách: dựa trên diện tích thuê, tính theo văn phòng hoặc tính trên số thiết bị sử dụng.
Hiện nay có 3 cách tính phí thuê văn phòng ngoài giờ
Tính phí thuê văn phòng dựa trên diện tích thuê
Khi tính phí thuê văn phòng dựa trên diện tích thuê sẽ tính trên mỗi m2/ giờ. Ví dụ như trong hợp đồng quy định, phí ngoài giờ là 0,05usd/m2, thì khi văn phòng bạn bạn tăng ca 1 giờ, diện tích thuê văn phòng là 100m2 thì tổng số phí phát sinh là 0.05x100x1= 5 usd. Như vậy với cách tính này nếu như diện tích thuê văn phòng càng lớn, phí ngoài giờ sẽ thấp hơn so với các công ty thuê văn phòng với diện tích nhỏ hơn.
Cách tính phí thuê văn phòng ngoài giờ theo văn phòng
Cách tình này khá đơn giản, để tính phí thuê trên mỗi giờ làm việc ngoài khung giờ quy định trong hợp đồng. Chẳng hạn, tòa nhà sẽ thu phí 1 văn phòng mỗi giờ làm ngoài giờ là 500.000đ/văn phòng. Cách này được khá nhiều tòa văn phòng áp dụng bởi cách tính đơn giản, mặt khác chủ đầu tư cũng lấy phí ngoài giờ để làm yếu tố thu hút doanh nghiệp đến thuê mặt bằng văn phòng.
Cách tính phí thuê văn phòng dựa trên số thiết bị sử dụng
Theo cách này, phí ngoài giờ được tính trên số thiết bị văn phòng được sử dụng tại mỗi đơn vị thuê văn phòng. Nói cách khác, phí này được tính trên số giờ sử dụng tổ máy hay hỏng điều hòa dùng để làm mát diện tích cho thuê.
Để tránh những rắc rối phát sinh về sau, khách hàng thuê văn phòng làm việc nên làm rõ mức phí này với chủ đầu tư ngay khi làm hợp đồng, nếu có thể hãy deal xuống một mức giá thấp hơn nếu công ty bạn thường xuyên phải làm thêm giờ
