Trước làn sóng quay trở lại mạnh mẽ của dịch bệnh Covid – 19, văn phòng ảo đã và đang là xu hướng văn phòng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp thêm cho các bạn những thông tin liên quan đến mô hình văn phòng này và giải đáp thắc mắc có nên thuê văn phòng ảo hay không?
Mô hình văn phòng ảo là gì?
Mô hình văn phòng ảo là hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….
Mô hình văn phòng ảo là hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính
Mô hình văn phòng ảo rất thích hợp sử dụng cho các đối tượng khách hàng như: các công ty vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí, các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp, các chuyên viên tư vấn, các nhóm dự án, các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh để đặt địa chỉ kinh doanh hay các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại diện.
Nhưng điều đa số khách hàng băn khoăn là không biết mô hình văn phòng này có hợp pháp hay không? Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Chính điều này đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.
Lợi ích khi thuê văn phòng ảo
Với những lợi ích thực tế mà mô hình này mang lại, văn phòng ảo đã và đang chứng minh được chữ đứng của mình trong lòng khách hàng. Những lợi ích mà mô hình này mang lại cho khách hàng chính là:
Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn. Việc tiết kiệm chi phí là bài toán doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đặc biệt lưu ý trước diễn biến khó lường của dịch bệnh Covid – 19.
Văn phòng ảo cũng được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..
Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng. Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
Ngoài ra, địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.
Thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn
Cách thức đăng ký văn phòng ảo
Nếu như doanh nghiệp đang có ý định đăng ký văn phòng ảo thì công đoạn đăng ký cũng giống như đăng ký văn phòng truyền thống: liên hệ với công ty cho thuê, nhận báo giá và quyết định lựa chọn.
Tuy nhiên để đảm bảo chất lượng dịch vụ, khách hàng nên tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và là thương hiệu top 1 thị trường văn phòng ảo.
Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.
Bài viết được tổng hợp bởi Moc Gia Building – chuyên hỗ trợ văn phòng cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin ở bài viết này sẽ giúp cho các doanh nghiệp hiểu thêm về mô hình văn phòng ảo và lựa chọn được cho mình mô hình văn phòng tối ưu nhất.
